Akademik & Kişisel Gelişim

Etkili Bir Sunum Nasıl Yapılır? (Maddeler Halinde)

Sunum Nedir? Nasıl Hazırlanır? Etkili Bir Sunum Nasıl Yapılır? Sunumların Özellikleri ve Değerlendirme Kriterleri Nelerdir?

Bu içeriğin amacı, sözlü bir sunum hazırlamanın ve sunmanın temellerini ele almaktır.

-Turkau.com-

1- Sunum Türleri

  • Bilgilendirici Sunum: Bilgilendirici sunumların amacı bir fikrin anlaşılmasını teşvik etmek veya bilgi iletmektir. Genellikle insanlara yeni olan bir kavram veya fikir hakkında bilgi sağlamak için kullanılır. “Güney Amerika Yağmur Ormanındaki Tehlike Altındaki Türler” konulu sunum, bilgilendirici bir sunumun bir örneğidir.
  • İkna Edici Sunum: İkinci tür sunum ikna edici bir sunumdur. İkna edici bir sunumun amacı, bir kişinin özgür tercih hakkı olduğunda; inancında, tutumunda veya davranışında değişiklik sağlamaktır. Yukarıda verilen örneğe bakıldığında, ikna edici bir sunum izleyicileri yalnızca Güney Amerika yağmur ormanları ve nesli tükenmekte olan türler hakkında bilgilendirmekle kalmayacak, aynı zamanda bu türleri kurtarmak için gerekli eylemleri yapmalarını sağlamaya çalışacaktır.

2- Sunum Hazırlama Aşamaları

Sunumu Planlama Aşaması:

Aşağıdaki stratejiler ve adımlar, büyük bir iş olarak gözünüzü korkutan sunum hazırlama işini daha küçük adımlara bölmenize yardımcı olmak için sıralanmıştır.

1. Adım: Kitle Analizi

Sunum hazırlamanın ilk adımı, konuşacağınız kitle hakkında daha fazla bilgi edinmektir. Kitlenizin sunumdan ne bekleyeceğini anlayabilmeniz için hedef kitlenizin öz geçmişleri, değerleri ve çıkarları hakkında biraz bilgi edinmek iyi bir fikirdir.

2. Adım: Konu Belirleme

Ardından, mümkünse izleyicinin ve sizin için ilgi çekici olan bir konu seçin. İzleyicinin ilgisini çeken bir konuyu araştırmak ve bu konuda bir sunum yapmak daha kolay ve zevkli olacaktır.

3. Adım: Sunumun Amacını Tanımlama

Bir konu seçtikten sonra, sunumun amacını tek bir kısa açıklama ile yazınız. Hedef kitlenizin sunumdan tam olarak ne öğrenmesini istediğinizi belirtin. İçeriğin amacını ve seviyesini sunum için harcadığınız zamana ve dinleyicilerin altyapısına göre ayarlayın. Sunuyu araştırırken ve geliştirirken odaklanmanıza yardımcı olmak adına bu aşamada belirlediğiniz amacı merkez alın.

Sunum İçeriği Hazırlama:

4. Adım: Sunum Metni Hazırlama

Sunum amacını tanımladıktan sonra, izin verilen sürede ne kadar bilgi sunabileceğinizi belirleyin. Ayrıca, dinleyicilere göre uygun ve doğru ayrıntı düzeyinde bir sunum hazırlayın. Kitle seviyesine göre çok basit veya çok gelişmiş bir sunum etkili olmaz.

Fikirlerinizi ikna edici bir şekilde sunmak için, onları açıklamanız ve desteklemeniz gerekir. Bunu yapmanıza yardımcı olacak stratejiler şunlardır:

    • Mevcut veri ve gerçekler.
    • Uzmanlardan alıntılar.
    • Kişisel deneyimler.
    • Canlı açıklamalar.

Sunum metnini planlarken çeşitlilik sağlamak önemlidir. Dinleyiciler aynı tarzda ilerleyen sunumdan sıkılabilir, bu dört unsurun hepsini kullanmanız etkililiği arttırıcı mahiyette olur.

Adım 5: Giriş ve Sonucu Hazırlayın

Sunumun gövdesini hazırladıktan sonra, konuşmaya nasıl başlatacağınıza ve konuşacağınıza karar verin. Girişin hedef kitlenizin dikkatini çektiğinden ve sonucun önemli noktalarınızı özetlediğinden emin olun.

Girişte: Onlara ne söyleyeceğinizi söyleyin.
Gelişmede/Gövde Metinde: Onlara söyleyin.
Sonuçta: Onlara ne söylediğinizi anlatın.

Sunumun girişinde kitlenin dikkatini çekmek ve ilgilerini toplamak önemlidir. Bunu yapmazsanız, dinleyiciler dikkatlerini başka bir yere çevirecek ve dikkati toplamakta zorlanacaksınız. Kullanabileceğiniz yöntemler şunlardır:

    • Girişin, dinleyicilerin hedefleri, değerleri ve ihtiyaçları ile alakalı olmasını sağlayın.
    • Düşünmeyi teşvik etmek için sorular sorun.
    • Kişisel bir deneyim paylaşın.
    • Şaka ya da komik bir hikaye ile başlayın.
    • Bir karikatür veya renkli görsel yansıtın.
    • Uyarıcı veya ilham verici bir açıklama yapın.

Açılış sırasında konunuzu ve sunumunuzun amacını net bir şekilde sunmanız gerekir.  Konuyu ve amacı açıkça ifade etmek, dinleyicilerin odaklanmanıza ve ana fikirlerinizi kolayca takip etmesine yardımcı olacaktır.

Sonuç kısımda ana fikirleri tekrarlayın. Dinleyicilerin sunumunuzun tamamını hatırlamayacağını, yalnızca ana fikirleri hatırlayacağı doğrultusunda hareket edin. Ana fikirleri pekiştirip gözden geçirerek, dinleyicilerin onları hatırlamasına yardımcı olmuş olursunuz.

3- Sözlü Bildiri İçin Pratik Yapma ve Sunum Yapma

6. Adım: Sunum İçin Alıştırma Yapmak

Çoğu kişi sunum hazırlamak için saatler harcar, ancak pratik yapmak için çok az zaman harcar. Sunumunuzu yaparken “eee, mmm” gibi sesleri olabildiğince az kullanmanız gerekir. Bu alışkanlıklar bir konuşmacının güvenilirliğini kolayca azaltabilir. Sunumunuzun içeriğini planlamanın yanı sıra, nasıl ve ne şekilde sunmak istediğinizi de etraflıca düşünmeniz gerekir.

  • Akıldan Konuşmak: Akıldan konuşmanın belirgin bir avantajı, izleyiciyle notlara güvenmeden konuşma yeteneğinizdir. Bu, kürsüden uzaklaşmanıza ve izleyicilerle göz temasını korumanıza izin verir. Ancak, akıldan konuşmanın dezavantajları vardır. Önemli bir noktayı unutabilmeniz, yanlış olan bilgileri sunmanız veya anlatım zincirini kaybetmeniz gibi riskleri vardır. Sunumunuzu yaparken akıldan konuşmaya karar verirseniz,herhangi bir unutma durumunda size yardımcı olması adına kullanışlı notlara sahip olmanız iyi olur.
  • Notlardan Konuşmak: Birçok insan notlardan konuşmak ister. Genelde bu notlar, kartlarda veya taslak şeklinde kâğıt üzerinde bulunur ve temel fikir ve bilgileri içerir. Elektronik bir sunum aracı kullanıyorsanız notlarınızı sunumun içine dahil edebilirsiniz. Notlardan sunum yapmanın faydası, provadan ziyade doğal görünmeniz ve izleyiciyle nispeten iyi göz teması kurmaya devam edebilmenizdir.
  • Metinden Konuşmak: Metinden konuşmak, konuşmanızı önceden yazmayı ve ardından temel olarak metni okumayı içerir. Bu yöntemin bir avantajı, tam olarak ne söyleyeceğinizi ve nasıl söyleyeceğinizi önceden planlamanızdır. Dezavantajı ise, izleyicilere sıkıcı ve soğuk görünmesi olabilir. Seyircinin ilgisini korumak için sık göz teması kurmanız, jest ve mimiklerden yararlanarak konuşmanız gerekir.

Bir Yöntem Kombinasyonu Kullanma

Her üçünün bir arada kullanımıyla en iyi yöntemi bulabilirsiniz. Örneğin, uzmanlar konuşmanızın ilk ve son on dakikasını ezberlemenizi önerir, böylece kusursuz ve notsuz konuşabilirsiniz. 

4- İyi Bir Bildiri Sunumu Nasıl Yapılır?

İnanılır olmak her zaman önemli olsa da, bir grup insanla konuşurken özellikle önemlidir ve ikna edici bir sunum sunmayı planlıyorsanız hayati önem taşır. 

  • Alıntılar, isimler, tarihler ve bilgiler doğru olmalıdır.
  • Fikirleriniz için sadece bir açıklama yapmak yeterli değildir; gerçek bilgiler vererek, uzmanından alıntı yaparak ya da deneyimden bahsederek fikirler desteklenmelidir. Neden bu fikirlere sahip olduğunuzu ikna edici bir şekilde açıklamanız gerekir.
  • Ciddiye alınmak istiyorsanız uygun bir şekilde giyinmelisiniz.
  • Elinizdeki materyali bilmek, daha hızlı ve akıcı bir şekilde konuşmanıza yardımcı olacaktır. Daha hızlı konuşan insanlar, daha yavaş konuşan insanlardan daha akıllı, daha güvenli ve daha etkili olarak algılanır. 
  • Kitleye uygun dili kullanmak gerekir. Anlamadıkları kelimeleri kullanarak insanları etkilemeye çalışmamalısınız. Ayrıca, telaffuz ve gramer konusunda da özenli olmanız gerekir.

5- Mizahı Etkili Kullanma ve Heyecanı Kontrol Etme

Sunumda Mizah Kullanımı

Mizahı sözlü sunumunuza entegre etmek, izleyicinin dikkatini ve ilgisini arttırmaya ve sürdürmeye yardımcı olur. İşte mizahı etkin bir şekilde sunumunuza dahil etmek için bazı öneriler.

  • Bir şaka veya esprili bir hikaye ile sunuma başlamak rahatlamanıza yardımcı olacaktır.
  • Sunumun gövdesinde mizah ve öyküler kullanmak, kilit noktaları vurgulamanın ve izleyicilerin dikkatini yeniden çekmenin iyi bir yoludur.
  • Konu ile ilgili karikatürler, çizimler kullanabilirsiniz.
  • Asla bir dinleyici üyesini utandıracak ya da kendine güvenine zarar verecek mizah kullanmayın.
  • Dinleyici kitle tarafından kabul edilebilir ve rahatsız edici olmayan mizah kullanın.
  • Çoğu mizah çok kültürel olarak kendine özgüdür ve bazı durumlarda bölgeseldir. Herhangi bir şakayı yapmadan önce, izleyicilerinizin kim olduğunu ve neyin komik geleceğini bildiğinizden emin olun.

Sunumda Heyecanı Kontrol Etme

İnsanların çoğu, topluluğa karşı konuştuğunda biraz gergindir. Aslında, biraz gerginlikten doğan enerji performansı artırabilir. Bununla birlikte, bu gerginlik enerjisini kontrol etmek önemlidir, böylece zayıflatıcı bir enerji yerine olumlu bir motive edici güç meydana gelir.

  • İyi hazırlanmışsanız daha az gergin olursunuz. Sözlü sunumunuzu önceden çalışın ve memnun kalana kadar provaya devam edin.
  • Sunumdan önce, sunumunuzu son bir kez aklınızdan geçirin ve ne kadar iyi hazırlandığınızı kendinize hatırlatın.
  • Konuşacağınız insanları selamlayın. Bu, en baştan izleyiciyle bir ilişki kurmanıza yardımcı olur; iyi bir sunum gerçekleştirmenizi isterler.
  • Derin nefes alın ve bazı fiziksel semptomları azaltmak için vücudunuzu baştan ayağa bilinçli bir şekilde gevşetin.

6- Sunum Yaparken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Sunum Yaparken Ses Kullanımı

Sesi etkin şekilde kullanmak, aktarımınızı etkileyebilir. En iyi ses konuşkan, doğal ve heveslidir. Etkili bir konuşma sesi geliştirmek için aşağıdaki yönergeleri kullanın:

  • Monoton sesin çıkmasını önlemek için sesin perdesini (yüksek ve alçak) değiştirin. Ancak perdeyi çok fazla değiştirmeyin, çünkü bu sizi doğal olmayan gibi gösterebilir.
  • Odadaki herkes tarafından duyulacak kadar yüksek sesle konuşun, ancak ilginizi korumak ve kilit noktaları vurgulamak için sesinizin yüksekliğini değiştirin.
  • Ortamı canlandırmak için daha hızlı konuşun. Bir fikrin önemini göstermek için daha yavaşlayarak konuşun. Vurucu cümleyi kurduktan sonra bir kaç saniye duraklayın.

Sunum Yaparken Mimik Kullanımı

Konuşmacılar genellikle jestleri ve diğer fiziksel davranışları kullanarak kasten veya kasıtsız olarak izleyicileri ile iletişim kurarlar.

  • Dikkat düzeyini yüksek tutmak için izleyici üyeleriyle göz temasını sürdürün. Göz teması, izleyicilere önem verdiğinizi gösterir.
  • Konuşmanıza ifade eklemek için ellerinizin ve kollarınızın hızlı ve enerjik hareketlerinden istifade edin. 

Sunum İçin Slayt Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Görsel yardımcılar ana fikirleri vurgulamanıza, bir konsept göstermenize veya dinleyicilerinizin ilgisini çekmenize yardımcı olabilir. Görsel yardımcılara örnek olarak posterler, yazı tahtası, fotoğraflar, bilgisayar tarafından oluşturulan slaytlar söylenebilir.

  • Önemli noktaları vurgulamak ve sunumunuza ilgi eklemek için görsel yardımcılar kullanın ama bütün söyleyeceklerinizi yazmayın.
  • Görsellere renk ve boşluk içeren tutarlı bir görünüm verin. Metni her görselde aynı yerde başlatın.
  • Sayfa başına yedi satırdan ve satır başına yedi kelimeden daha fazla içerik olmamalıdır.
  • Basit bir yazı tipi kullanmanız gerekir. Mümkünse ikiden fazla farklı yazı tipi kullanmayın.
  • Metnin, konferans salonunun arkasındaki kişilerin okuyabileceği kadar büyük olduğundan emin olun; 20 ile 48 punto arasındaki yazı tipleri olağandır.
  • Söylediklerinizle çelişen görseller kullanmayın.

Sunum Yapılacak Ortam

Sunum yaparken çevre üzerinde her zaman kontrol sahibi olamayacak olsanız da, ortamı hem sizin hem de izleyici üyeleri için rahat olacak şekilde değiştirebileceğiniz yollar olabilir.

  • Aydınlatmanın yeterli olduğundan emin olun.
  • Çalışma düzeninde olduğundan emin olmak için görsel-işitsel teçhizatın testini yapın.
  • Mümkünse, konuşmayı planladığınız ortamda pratik yapın. Bu, yalnızca üstesinden gelmeniz gereken diğer faktörleri belirlemenize yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda daha rahat hissetmenizi sağlayacaktır. Odada pratik yapmak mümkün değilse, sunumunuzdan önce ziyaret etmeyi deneyin, böylece sizi neyin beklediğini öğrenin.

7- Sunum Değerlendirme Kriterleri

  1. Sunum dinleyicilerle ilgiliydi.
  2. Sunulan bilgiler doğru ve anlamlıydı.
  3. Sunulan bilgiler doğru ayrıntı düzeyinde idi.
  4. Sunum iyi organize edildi ve fikirler mantıklı bir şekilde aktarıldı.
  5. Sunucunun tanıtımı, izleyicinin ilgisini çekti.
  6. Sunum, sunum sırasında sunumun amacını belirledi.
  7. Sunucu, fikirlerini desteklemek için kanıt ve örnekler kullandı.
  8. Sunum, sunumun sonunda ana fikirleri pekiştirdi.
  9. Sunucu, sunumu dikkatlice, izin verilen zamana “sığması” için zamanladı.
  10. Sunucu rahat bir ortam oluşturdu.
  11. Sunucu, notlara aşırı derecede güvenmeyerek hazırlandığına dair kanıt gösterdi.
  12. Sunucunun sesini kullanması doğal ve etkiliydi.
  13. Sunucunun eli ve yüz hareketleri doğal ve etkiliydi.
  14. Sunucu izleyiciyle göz teması kurdu.
  15. Sunum yapan kişinin görsel yardımcıları kullanımı ayar için uygundur.
  16. Sunucu, temel noktaları vurgulamak için görsel ögeleri kullandı.
  17. Görsel yardımcılar profesyonel görünümlüydü ve metin büyüklüğü / miktarı yönergelere uyuyordu.
  18. Sunum yapan kişi, görsel bilgilerinin kullanımını, kendilerine sunulan bilgileri başkalarına aktarıp bunları uygun bir süre boyunca göstererek etkili bir şekilde yönetmiştir.
  19. Sunucu, sunum yapmak için verilen süreyi aşmamıştır.

Kaynakça

  • http://tutorials.istudy.psu.edu/oralpresentations/oralpresentations7.html

(Bu yazıdaki bakış açıları; Turkau'nun genel görüşlerini ve ilkelerini yansıtmayabilir.)

Mehmet Demir

Hacettepe Ü. | Yönetim ve Organizasyon üzerine çalışır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

Başa dön tuşu